Det kan finnas många anledningar till att bjuda in till ett kundevent. Kanske ska företaget lansera en ny produkt, kommunicera förändringar inom bolaget eller fira framgångar tillsammans med nyckelkunder. Oavsett anledning så är det ett ypperligt tillfälle att visa framfötterna och försöka imponera på kunderna. För att lyckas med ett bra kundevent finns det dock några bra saker att känna till. Nedan hjälper vi dig att arrangera en framgångsrik tillställning.
Definiera kundeventets syfte
Innan du påbörjar planeringen av ditt kundevent är det viktigt att du definierar syftet med tillställningen eftersom det kan ha stor inverkan på hur eventet bör genomföras. Är syftet att visa upp en ny produkt eller tjänst? Har företaget viktig information att kommunicera? Är målet att fira en stor framgång tillsammans med viktiga kunder? Vill företaget nå ut till en ny kundkrets?
Definera eventets målgrupp
När syftet med eventet är klart och tydligt gäller det att komma fram till vilken målgrupp som tillställningen ska rikta sig mot. I många fall kan det röra sig om viktiga kunder, det vill säga personer som troget stöttat verksamheten i många år eller personer som spenderar mycket pengar på företagets tjänster eller produkter.
I de fall då målet är att värva fler kunder kan det vara en bra idé att bjuda dessa nyckelkunder och be dem i sin tur att ta med sig någon som skulle kunna vara intresserad. Om det istället gäller en produktlansering och produkten i sig riktar sig till en yngre målgrupp är det istället en bra idé att bjuda in yngre personer till eventet.
Bestäm en budget för eventet
Budgeten är en viktig del av planeringen och utförandet av kundeventet. När du väl vet hur mycket pengar du har att röra dig med är det mycket lättare att planera. Var förberedd på att saker som till exempel lokalhyra, mat och dryck många gånger kostar en bra slant. Sedan finns det såklart prisvärda alternativ när det kommer till det mesta.
Välj dag och tid
Valet av dag och tid kan ha stor betydelse för hur många kunder som faktiskt kan närvara vid eventet. Det kan dock vara lite knepigt att veta när din kundträff bör äga rum för att så många som möjligt ska kunna delta.
En tumregel är dock att eventet inte ska ta för mycket tid från deltagarnas arbetsdag. Om det rör ett frukost- eller lunchevent bör tillställningen inte ta mer än en timme så att kunderna inte går miste om för mycket arbetstid.
Om du planerar ett kundevent med familjer är det till exempel svårt för många vuxna att komma loss under dagtid på vardagarna. Då kan det istället vara bra att arrangera tillställningen på kvällstid eller under dagtid på en helg.
Boka lokal
När du har skapat en bättre bild av hur kundeventet kan komma att se ut är det lättare att börja leta efter en lämplig eventlokal. Många gånger fungerar det utmärkt med företagets egna lokaler, exempelvis en kontorslokal eller en butik.
I de fall då de egna lokalerna inte är stora nog eller inte ligger bra till rent tillgänglighetsmässigt kan det vara aktuellt att boka en eventlokal till kundeventet.
Förbered inbjudningar
I takt med att du börjar få klarhet i de praktiska detaljerna är det dags att förbereda och skicka ut inbjudningar till de berörda kunderna. Det brukar rekommenderas att skicka ut dem ungefär 4-6 veckor innan dagen för själva eventet.
Viktig information att ha med är givetvis tid, datum och plats. Det är också viktigt att det framgår vad syftet med eventet är och om det eventuellt kostar något att delta. Även om du inte har hela programmet klart är det även bra om det framgår på ett ungefär hur upplägget för träffen kommer att se ut.
Oavsett om du väljer att skicka ut inbjudningarna digitalt eller fysiskt så kan det vara bra att skapa en anmälningssida online för att göra det lättare för kunderna att anmäla sig. Med ett snyggt och smidigt anmälningssystem slipper du dessutom samla in deltagaruppgifterna manuellt vilket sparar dig mycket tid.
Gör eventet delbart
Om målet är att nå ut till nya kunder kan det vara en bra idé att göra eventet delbart, förslagsvis på Facebook och andra sociala kanaler. På så sätt kan dina kunder dela vidare och sprida ordet till sina vänner. I samma veva kan du även skapa en hashtag som kunderna även kan använda senare under eventet för att tagga bilder.
Planera mat och dryck
Mat och dryck är ett viktigt inslag på vilken tillställning som helst, och ett kundevent är inget undantag. En kundträff behöver inte nödvändigtvis bestå av en sittande middag, många gånger uppskattas snittar eller mindre rätter minst lika mycket. Huvudsaken är att anpassa maten utifrån eventets utformning, om det till exempel rör sig om ett stående mingel är det dumt att servera något annat än enklare plockmat.
Nästa fråga att besvara är sedan om företaget har möjlighet att tillaga maten själv eller om hjälp behövs från en utomstående cateringleverantör.
När det kommer till drycken gäller samma sak, att det är viktigt att anpassa valet av dryck utifrån upplägget på tillställningen. Vid mer festliga kundevent kan det till exempel vara trevligt att bjuda gästerna på en välkomstdrink när de anländer till platsen. Om det istället rör sig om ett kundevent för familjer är det ett bra tips att helt skippa alkoholen.
Skapa ett program för eventet
För att underlätta för alla inblandade och för att försäkra dig om att allt som behöver hinnas med under kundeventet hinns med, är det bra att skapa ett program. Med ett färdigt program att förhålla sig till kan du som arrangör se till så att en eventuell presentation inte drar ut för mycket på tiden eller så att maten serveras i tid.
Ett färdigt program underlättar även för de kunder som planerar att delta på eventet. Ibland händer det att gäster inte har möjlighet att stanna under hela tillställningen men om de får ta del av programmet i förväg har de möjlighet att anpassa tiden så att de åtminstone kan vara med på den del av eventet som huvudsakligen tilltalar dem. Det kan till exempel handla om en trevlig utlottning eller en spännande presentation.
Boka underhållning
Rätt typ av underhållning kan förgylla ditt kundevent. Det är dock inte alla kundevent som gynnas av någon typ av underhållning. Om det till exempel gäller ett mer seriöst tema eller om målet med tillställningen är att informera om ett viktigt ämne kan det dock vara bra att fundera på om det verkligen är nödvändigt.
I de fall då du kommer fram till att det ändå hade varit trevligt och lyft eventet med underhållning finns det olika alternativ att välja mellan. Vad sägs till exempel om att hyra in minglande underhållning? Minglande underhållning kan exempelvis bestå av en trollkarl, en jonglör eller en spådam. Ett annat förslag är att boka ett liveband.
Inför ett event som riktar sig mot barnfamiljer kan det vara smidigt att ta hjälp utifrån för att lyckas med underhållningen. Du kan till exempel kontakta en eventbyrå med erfarenhet av kundevent med barn. De i sin tur kan sedan ordna med leverantörer av allt från hoppborgar till sockervaddsstånd.
Dekorera eventlokalen
Med hjälp av dekorationer kan den tråkigaste av lokaler förvandlas till den trevligaste. Många gånger är det även populärt att beställa affischer, roll ups och andra typer av trycksaker i informerande syfte eller som dekoration. Om något ska firas kan det även vara trevligt med ballonger eller annat festligt pynt.
Ifall det gäller ett större kundevent kan det ibland behöva beställas in extra bord och stolar eller ett ljud- och ljussystem. Då är det att rekommendera att vara ute i god tid.
Var närvarande och lämna ett gott intryck
Sist men inte minst så gäller det att som representant för företaget vara närvarande under kundeventet. För att deltagarna ska uppleva tillställningen som lyckas är det viktigt att de känner sig sedda och hörda.
Se till att vara på plats i god tid och ha allt färdigställt innan kunderna kommer så att när de väl anländer kan de få ditt fulla fokus. Kunder som bjuds in till eventet kan vara viktiga för verksamheten på olika sätt men oavsett vad så är det viktigt för din del att göra ditt yttersta för att lämna ett gott intryck.
Genom att vara ute i god tid och med hjälp av rätt förberedelser kan du lyckas med allt från kreativa kundevent med syfte att fira en framgång till informativa kundträffar. Vi hoppas att den här guiden kan hjälpa dig en bra bit på vägen. Lycka till med eventet!
Venuu är Sveriges största bokningstjänst för eventlokaler. Hos oss bokar du enkelt en unik lokal för din fest, din konferens, ditt bröllop eller andra event, alltid till bästa pris. Se hundratals lokaler på vår hemsida »
